「面接代行を使えば採用が楽になるって聞いたけど、本当に任せて大丈夫なの…」

そんな声は少なくありません。

実は、面接代行を導入しても採用が上手くいかない企業と成功する企業には明確な違いがあり、丸投げしてしまうとミスマッチや候補者の離脱が増えてしまいます。

本記事では、面接代行を使うべきか迷っている企業様が判断を誤らないよう、失敗パターンと成功パターンの違いを明確にし、自社に合った面接代行の選び方と活用法を具体的に解説します。

面接代行や採用効率化でお悩みの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。 弊社では、Indeed運用代行から面接設定の最適化まで、費用対効果の高いマーケティング施策をご提案しております。

面接代行を導入しても採用が上手くいかない企業の3つの特徴

面接代行を使えば採用が改善すると考えて導入したものの、期待した成果が出ないケースは少なくありません。

実は、面接代行で失敗する企業には共通する3つの特徴があります。

これらのパターンを理解しておくことで、同じ失敗を避けられます。

採用基準が曖昧なまま外注している

面接代行で最も多い失敗は、採用基準が曖昧なまま外注してしまうことです。

求める人物像が明確でないと、代行会社は何を基準に評価すればよいかわからず、結果としてミスマッチが発生します。

データによると、採用基準のすり合わせが不十分な場合、面接通過者が自社の希望に沿わないケースや、採用したかった人材を落選させてしまうケースが多く報告されています。

代行会社に丸投げする前に、スキル・経験・価値観など具体的な採用要件を言語化する必要があるでしょう。

採用基準が明確であれば、代行会社も的確な評価が可能になります。

代行会社への丸投げで自社の魅力が伝わっていない

二つ目の失敗パターンは、面接を完全に丸投げして自社の魅力を候補者に伝えきれないことです。

面接は候補者が企業を評価する場でもあり、自社の文化や働く環境を理解してもらう重要な機会と言えます。

しかし、代行会社の担当者は自社の人間ではないため、職場の雰囲気や実際の業務内容を詳細に説明するのは困難です。

候補者の中には一緒に働く人に魅力を感じて入社を決める人もおり、一次面接担当者が自社の人間ではないことが判明した場合にはマイナスに働く可能性があります。

自社の魅力を伝えるためには、事前に十分な情報提供を行うか、二次面接以降で自社担当者がフォローする体制が必要でしょう。

一次面接だけ代行して二次面接で候補者が離脱している

三つ目の失敗は、一次面接は代行したものの二次面接以降で候補者が離脱してしまうケースです。

一次面接で候補者の志望度を高められなかった場合、二次面接の日程調整中や選考中に他社へ流れてしまいます。

採用リードタイムを短縮し応募者の熱が冷めないうちに面接を実施することで、採用数を2.5倍にまで引き上げた事例もあります。

一次面接だけでなく、その後のフォローや二次面接までの期間を短縮する必要があるでしょう。

面接代行を成功させるには、選考全体のスピードと候補者体験の質を両立させることが重要です。

面接代行に依頼できる業務範囲はどこまでか？

面接代行サービスでは、面接に関わる多くの業務を委託できますが、サービスによって対応範囲は異なります。

一般的には、採用代行サービスの一部として提供されることが多く、面接業務に特化したサービスも存在します。

ここでは、面接代行で依頼できる代表的な4つの業務範囲を解説します。

採用基準の策定とすり合わせ

最初に行われるのが、企業が求める人材の要件定義と採用基準の策定です。

代行会社は企業の事業戦略や組織文化をヒアリングし、求める人物像を明確化します。

どのようなスキルや経験を持っているか、どのような価値観を持っているかを言語化し、具体的な採用基準として落とし込む作業を行うでしょう。

このすり合わせが不十分だと認識のズレが生まれ、ミスマッチが発生しやすくなるため、時間をかけて丁寧に行う必要があります。

企業によっては、人事担当者だけでなく現場担当者にも直接ヒアリングを実施し、求める人物の解像度を高めるサービスもあるのです。

質問設計と評価基準の作成

採用基準に基づいて、面接での質問内容と評価基準を設計する業務も代行可能です。

候補者のスキルや経験などのハード面だけでなく、コミュニケーション力やプロジェクト推進能力などのソフト面も考慮します。

質問内容を明確に設定することで、統一した基準に則って候補者を評価でき、公平性を確保できるでしょう。

また、応募者からの質問への回答内容についてもFAQを作成し対応するサービスもあります。

企業が知りたい情報がある場合は、質問をあらかじめ準備して面接官に伝えることも可能です。

実際の面接実施（一次面接が中心）

面接代行の中心業務は、経験豊富な面接官による実際の面接実施です。

事前にすり合わせた内容をもとに候補者をヒアリングし、評価ポイントをチェックします。

一次面接のみを依頼するのが一般的であり、二次面接や最終面接は自社で対応するケースが多いでしょう。

1対1の面接だけでなく、集団面接やグループワークに対応してくれる代行会社も存在します。

会社ごとに面接の対応範囲が異なるため、自社の形式に対応できるのかを事前に確認することが大切です。

面接後のフィードバックと評価レポート

面接終了後は、各候補者の評価に関するフィードバックやアドバイザリーが提供されます。

候補者の適性や能力、コミュニケーションスキルなどを評価し、詳細なレポートを作成するのです。

ただし、選考合否の最終判断は依頼企業が責任を持って行うのが一般的でしょう。

合否判断まで代行会社に委託する場合は、職業安定法における委託募集に該当し、厚生労働大臣の許可が必要になります。

面接実施後の合否連絡やフォローも、多くの会社で対応しているため、自社の負担を大幅に軽減できます。

面接代行を活用するメリットとデメリット

面接代行には多くのメリットがある一方で、デメリットや注意点も存在します。

導入を検討する際は、両方を理解したうえで判断することが重要でしょう。

ここでは、代表的な3つのメリットと2つのデメリットを解説します。

メリット：採用リードタイムの短縮で内定承諾率が向上

面接代行を活用する最大のメリットは、採用リードタイムを大幅に短縮できることです。

応募から面接実施までの期間を最短にすることで、応募者の熱が冷めないうちに選考が可能になります。

応募受付から面接までを最短リードタイムで対応することで、採用数を2.5倍にまで引き上げた事例もあるのです。

通常企業が対応できない曜日や時間でも面接が可能になるため、対応スピードが向上し応募者の離脱率を低下させられるでしょう。

即日面接やスピード内定の採用フローを組めるため、結果として内定承諾率を高めることができます。

メリット：面接の質が標準化され評価のブレがなくなる

二つ目のメリットは、面接業務が属人化しにくく採用基準を標準化できることです。

自社で面接を行う場合、担当者ごとや店舗ごとに評価基準が異なり、どのような面接が実施されているか管理することは困難でしょう。

面接をアウトソーシングすることで、これらを一元管理することが可能となり、応募者との面接時のやり取りがすべて可視化されます。

設定された採用基準に基づき常に客観的な判断がなされるため、評価者による判断のばらつきを抑えられるのです。

公平で透明性の高い採用プロセスを実現でき、採用の質向上につながります。

メリット：専門職採用で自社にない知見を活用できる

三つ目のメリットは、専門職採用において自社にない専門知識を活用できることです。

たとえば、新規事業のためにエンジニアを採用したい場合、自社にエンジニア採用に詳しい人材がいないケースも考えられます。

そういった場合に、エンジニア職の採用に詳しい代行業者に面接を任せることは、採用でミスマッチを生まないために有効でしょう。

豊富な経験を持つ面接官が候補者の適性や能力を的確に評価できます。

自社で一から評価基準を定めるのは大変で時間もかかるため、プロの知見を活かせるのは大きな利点です。

デメリット：初期のすり合わせコストが想像以上にかかる

面接代行のデメリットとして、初期のすり合わせに想像以上の工数がかかることが挙げられます。

面接実施の部分だけでなく、事前の打ち合わせでこれまでの面接実施状況の確認やコンサルティング提案があるでしょう。

実施後の評価のフィードバックやアドバイザリーの内容を確認することなど、コミュニケーションコストも生じる点は留意が必要です。

また、採用基準のすり合わせが不十分だと認識のズレが生まれ、期待した成果が得られない可能性があります。

初期段階で十分な時間をかけてすり合わせを行うことが、成功のカギと言えるでしょう。

デメリット：自社の文化や雰囲気を完全には伝えきれない

二つ目のデメリットは、代行会社の担当者が自社の人間ではないため、企業文化や職場の雰囲気を完全には伝えきれないことです。

いくらプロとはいえ、日々の業務の実情や働く環境の詳細を説明することは簡単ではありません。

候補者の中には一緒に働く人に魅力を感じて入社を決める人もおり、一次面接担当者が自社の人間ではないことが判明した場合にはマイナスに働く可能性があります。

このデメリットを軽減するためには、自社のミッションやビジョンだけでなく、やりがいや社会貢献度なども共有することが重要です。

また、二次面接以降で自社担当者が魅力を伝える場を設けるなど、役割分担を明確にする必要があるでしょう。

面接代行サービスの料金相場と費用対効果の考え方

面接代行サービスの料金体系は大きく分けて3つのタイプがあり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。

費用相場を理解したうえで、自社の採用状況や予算に応じて適切なタイプを選ぶことが重要でしょう。

ここでは、料金体系の違いと費用対効果を最大化するポイントを解説します。

月額型（20万〜40万円）と従量課金型の違い

面接代行サービスの料金体系には、月額一律料金型と従量課金型の2つが主流です。

月額一律料金型は、特定の業務ごとに月ごとに支払われる料金形態を指します。

面接代行サービスのように特定の業務を委託する場合の費用の目安は、月額料金が10万円台となるでしょう。

採用業務を全体的に委託したり、面接代行以外の採用代行サービスも利用する場合の費用相場は、月額料金20万円から40万円程度が一般的です。

一方、従量課金型は面接1回あたり1万円程度の料金設定となり、毎月の業務量に応じて金額が変動します。

採用単価で考える本当のコストパフォーマンス

面接代行の費用を評価する際は、単純な月額費用ではなく採用単価で考えることが重要です。

自社内で人事部を置き採用活動を行う場合、毎月一人あたり40万円から60万円の費用がかかるのが一般的でしょう。

年間でみると480万円から720万円の費用がかかり、一度雇うと簡単にこの費用をゼロとすることは難しいのです。

面接代行であれば契約を解除すれば費用をかけなくて済むようになるため、柔軟性が高いと言えます。

また、採用リードタイムの短縮により内定承諾率が向上すれば、結果的に採用単価を削減できる可能性があるでしょう。

隠れコスト：すり合わせ工数と社内調整の負担

面接代行には月額費用以外にも、隠れコストが存在することを理解しておく必要があります。

初期段階での採用基準のすり合わせや、定期的なミーティングには自社の人事担当者の工数がかかるのです。

また、面接代行業者との事前の打ち合わせでこれまでの面接実施状況の確認やコンサルティング提案があります。

実施後の評価のフィードバックやアドバイザリーの内容を確認することなど、コミュニケーションコストも生じる点は留意しましょう。

これらの工数を考慮したうえで、費用対効果を総合的に判断することが大切です。

失敗しない面接代行サービスの選び方

数ある面接代行サービスの中から自社に合ったものを選ぶには、いくつかの重要なポイントがあります。

料金だけで比較すると、結果として採用がうまくいかないこともあるでしょう。

ここでは、面接代行サービスを選定する際の2つのチェックポイントを解説します。

自社の業界・職種での実績があるか確認する

面接代行サービスを選ぶ際は、自社に近い業種や職種の採用でどのくらいの専門性と実績があるかを確認することが重要です。

サービス提供企業により、経験や専門性は異なります。

特定の業界に特化した採用の強みを持つ企業もあるため、依頼前に複数の面接代行サービスを比較しましょう。

面接代行の導入社数はもちろん重要ですが、これまで面接を代行してきた業種や職種についても確認する必要があります。

自社の業界についての知識を持っているかや、厚生労働省の定める公正な採用選考を実施するためのトレーニングが施されているかについても注意を払うべきでしょう。

評価プロセスの透明性とフィードバックの質

面接業務を依頼する場合は、企業側が直接候補者と接点を持つわけではないため、評価プロセスの透明性が非常に重要です。

評価基準や評価方法の定め方から採用可否の結果に至った理由までを、企業側にどの程度共有してもらえるかは事前に必ず確認しておきましょう。

面接終了後に各候補者の評価に関する詳細なフィードバックやアドバイザリーが提供されるかが重要です。

また、面接時のやり取りがすべて可視化され、一元管理できるサービスであれば安心できます。

定期的なミーティングの頻度や報告内容についても、事前に確認しておくことが大切でしょう。

面接代行とIndeed運用を組み合わせた採用成功事例

面接代行の効果を最大化するには、母集団形成と面接効率化の両方を最適化することが重要です。

Indeed運用と面接代行を組み合わせることで、応募から内定までの全プロセスを効率化できます。

ここでは、弊社のメグサポが支援した具体的な成功事例を紹介します。

広告費ゼロで週122名の応募を集めた施策の全貌

Indeed運用の最大の課題は、いかに応募数を増やすかという点です。

弊社のメグサポでは、独自のノウハウを活用し、広告費をかけずに1週間で122名の応募を獲得した実績があります。

Indeedのアルゴリズムに評価されやすい求人票の書き方を熟知しており、求職者にとって有益で分かりやすい求人情報の質が検索結果での表示順位に大きく影響するのです。

求職者が多く検索するキーワードを網羅しつつ、採用企業の募集ニーズに合ったキーワードを適切に配置することで、応募数を最大化できるでしょう。

また、100万円の広告予算で1200人以上の母集団形成に成功した事例もあり、費用対効果の高い運用が可能です。

面接代行で対応速度を上げ内定承諾率を改善

Indeed運用で応募数が増えても、面接対応が追いつかなければ候補者は離脱してしまいます。

応募から面接実施までのリードタイムを最短にし、応募者の熱が冷めないうちに面接を実施することが重要でしょう。

面接代行を活用することで、通常企業が対応できない曜日や時間でも面接が可能になり、対応スピードが向上します。

応募受付から面接までを最短リードタイムで対応することで、採用数を2.5倍にまで引き上げた事例もあるのです。

即日面接やスピード内定の採用フローを組めるため、結果として内定承諾率を高めることができます。

母集団形成と面接効率化の両輪で採用を最適化

採用活動を成功させるには、母集団形成と面接効率化の両方を最適化することが不可欠です。

Indeed運用で質の高い応募者を集め、面接代行でスピーディーに選考を進めることで、採用全体の効率が飛躍的に向上します。

弊社のメグサポでは、Indeed運用代行から面接設定の最適化まで包括的にサポートできます。

運用代行からコンサルまで一貫して対応できるため、採用戦略の立案から実行までワンストップで依頼可能でしょう。

独自テクニックによる高い応募獲得率と、面接代行を組み合わせることで、費用対効果の高い採用活動を実現できます。

まとめ：面接代行は手段であり目的ではない

面接代行を導入すれば採用が改善すると考えがちですが、丸投げしてしまうとミスマッチや候補者離脱のリスクが高まります。

成功する企業は、採用基準を明確にし、代行会社と密に連携し、選考全体のスピードと質を両立させています。

面接代行は採用課題を解決する手段であり、目的ではありません。

自社の課題が大量採用、専門職採用、リソース不足のいずれかに該当する場合、面接代行は強力な選択肢となるでしょう。

また、Indeed運用と組み合わせることで、母集団形成から面接効率化までを一貫して最適化でき、採用成功率を飛躍的に高められます。

面接代行やIndeed運用でお悩みの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。

弊社では、広告費ゼロで週122名の応募獲得実績や、100万円で1200人の母集団形成実績があり、費用対効果の高いマーケティング施策をご提案しております。

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